Hidden barriers made visible: tackling challenges in diversity at Leibniz institutes
Written by the members of the Diversity and Inclusion WG
Dr. Altaaf Alami Mechiche, Dr. Christine Chiriac, Dr. Phoebe Griffith, Dr. Rita dos Santos Natividade, and Dr. Sravanthi Nadiminti
German version below
As part of German Diversity Day, the Leibniz Forschungsverbund Berlin took a meaningful step forward in highlighting diversity, equity, and inclusion (DEI) by hosting a series of talks on May 27, 2025. DEI challenges often go unseen by those who do not directly experience them, making visibility a crucial first step toward meaningful change. Martin Böhnke opened the event, introducing a lineup of speakers who shared concerns, data, insights, personal experiences, and actionable suggestions aimed at fostering more inclusive and equitable environments across Leibniz institutes. The event sought to inspire the audience through these diverse perspectives and encourage active implementation of DEI practices.
The stories shared during the event underscored that cultivating an inclusive environment goes beyond policy; it requires addressing the everyday, often overlooked experiences that shape working life. One such experience is the challenge of navigating language barriers, a pervasive yet frequently underestimated obstacle within diverse institutions.
The Invisible Wall: Identifying and Addressing Language Barriers
Of the many DEI challenges that act as invisible walls, language barriers are among the most widespread, yet also one of the most trivialized. These barriers affect daily communication, slowing down routine tasks, and extend beyond the workplace into everyday life. Individuals facing language obstacles often spend extra time completing regular duties, invest additional working hours, shoulder a constant emotional burden, rely on informal support from colleagues, and can be excluded from various aspects of professional and social life. However, addressing these barriers can open up significant opportunities: improving work efficiency, strengthening team cohesion, and enhancing the overall sense of belonging and general well-being.
This year, Sravanthi Nadiminti, co-coordinator of the Leibniz PostDoc Network’s Diversity and Inclusion Working Group, addressed the specific challenges faced by international PhD students and postdocs navigating language barriers in the workplace. Her talk shed light on both the personal and institutional implications of linguistic exclusion, and offered practical steps toward improvement. The lecture opened with a brief theatre performance that captured the disorientation and frustration a non-German-speaking researcher might feel when confronting dense administrative language, unfamiliar contracts, and complex legal documents. Words like Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung, Schweigepflichtentbindung, or Wissenschaftszeitvertragsgesetz vividly illustrated how language itself can become a barrier to participation. Conversely, many administrative staff members lack fluency in English, particularly in technical or bureaucratic contexts, further compounding the communication gap.
Sravanthi presented findings from recent surveys conducted by the Leibniz PhD Network and the Leibniz PostDoc Network, which revealed that up to half of the researchers in these networks experience language-related challenges. While many institutes already provide language support, the data suggest a need for more systemic and accessible solutions. These could include adopting bilingual practices in institutional communication, offering help to PhD students and postdocs in dealing with bureaucratic procedures, and expanding language course offerings not only to better accommodate researchers’ schedules and needs, but also to support administrative staff in learning English, thereby fostering clearer two-way communication.
In a research environment where international mobility is not just encouraged but vital to progress, reducing language barriers must become a shared institutional priority, both to ensure equal participation and to cultivate a truly inclusive academic culture.
Not All Disabilities Are Visible: Supporting Neurodivergent Colleagues
Just as language can shape who gets to participate fully in academic life, so too can cognitive and perceptual differences. Inclusion requires awareness of the many ways in which people experience and interact with their environments. From communication to cognition, recognizing and adapting to these differences is essential to building genuinely inclusive research spaces.
Neurodiversity refers to the natural variation in how people perceive, process, and respond to the world around them. Increasingly, this concept is recognized not just as a difference, but as a source of unique strengths although neurodivergent individuals often face additional challenges in conventional work environments.
In her talk titled “Not All Disabilities Are Visible: Taking Care of Neurodivergent Colleagues,” Alice Ritter, a postdoctoral researcher at the Leibniz Institute of Freshwater Ecology and
Inland Fisheries (IGB) in Berlin, introduced the audience to the principles of neurodiversity and how research institutions can better support all minds at work. She explained that neuronal and behavioral differences exist on a broad spectrum, with neurotypical individuals closer to the statistical average and neurodivergent individuals displaying traits that are more varied and less common. Neurodivergent colleagues may therefore experience obstacles their neurotypical peers don’t, ranging from slower processing speeds and difficulties with nonverbal working memory to time blindness and challenges with task initiation or switching. Alice offered practical strategies to support neurodivergent individuals: writing down key information, using visual aids to clarify goals, and providing tools for time and task management. Most importantly, she emphasized the value of asking, and never assuming, the kind of support a colleague might need. Flexibility and empathy in communication are key to understanding and accommodating diverse working styles.
While historically neurodivergent conditions have been defined by their challenges, there is growing recognition that neurodivergence brings valuable perspectives. By fostering inclusive practices and environments, we not only reduce barriers but also empower all colleagues to thrive, broadening the intellectual and creative capacity of our institutions.
The two other talks that followed, by Lisa Mauritz (vielfalt bewusst leben) and Olivia Kossobuck (TU Berlin), focused on unconscious bias in appointment procedures, further emphasizing the structural nature of inequality and the need for deliberate reflection in hiring and recruitment. Though presented in German, the practical tools and training resources were also available in English, offering a valuable opportunity for self-education and institutional improvement.
This event on the German Diversity Day served as a powerful reminder that diversity, equity, and inclusion are not static goals but ongoing commitments that require awareness, action, and collaboration. From addressing language barriers to understanding neurodiversity, the talks highlighted how inclusion must be woven into the daily fabric of institutional culture, not just through policies, but through empathy, communication, and shared responsibility. Creating truly inclusive research environments means recognizing the varied experiences of our colleagues and working actively to remove the barriers, visible and invisible, that stand in their way. By doing so, we don’t just support individuals; we strengthen the entire scientific community.
Verborgene Barrieren sichtbar machen: Herausforderungen der Vielfalt an Leibniz-Instituten angehen
Im Rahmen des Deutschen Diversity-Tages hat der Leibniz-Forschungsverbund Berlin e. V. am 27. Mai 2025 mit einer Reihe von Vorträgen einen bedeutenden Schritt gemacht, um Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (englisch diversity, equity, and inclusion, kurz DEI) zu thematisieren. DEI-Herausforderungen werden von denjenigen, die sie nicht direkt erleben, oft nicht wahrgenommen, sodass die Sichtbarkeit ein entscheidender erster Schritt zur Verbesserung ist. Martin Böhnke eröffnete die Veranstaltung und stellte eine Reihe von Redner:innen vor, die Überlegungen, Erkenntnisse, Einsichten, persönliche Erfahrungen und umsetzbare Vorschläge zur Förderung eines integrativeren und gerechteren Umfelds in den Leibniz-Instituten teilten. Ziel der Veranstaltung war es, das Publikum durch diese unterschiedlichen Perspektiven zu inspirieren und zur aktiven Umsetzung von DEI-förderlichen Praktiken zu ermutigen.
Die Berichte, die im Rahmen der Veranstaltung präsentiert wurden, haben unterstrichen, dass die Förderung eines integrativen Umfelds über die Politik hinausgeht; sie erfordert die Auseinandersetzung mit den alltäglichen, oft übersehenen Erfahrungen, die das Arbeitsleben prägen. Eine dieser Erfahrungen ist die Herausforderung, Sprachbarrieren zu überwinden, ein allgegenwärtiges, aber häufig unterschätztes Hindernis in vielen Institutionen.
Die unsichtbare Mauer: Sprachbarrieren erkennen und abbauen
Unter den vielen DEI-bezogenen Herausforderungen, die wie unsichtbare Mauern wirken, gehören Sprachbarrieren zu den häufigsten, aber auch zu den am meisten unterschätzen. Diese Barrieren beeinträchtigen die tägliche Kommunikation, verlangsamen Arbeitsroutinen und greifen über den Arbeitsplatz hinaus ins tägliche Leben. Menschen, die mit Sprachbarrieren konfrontiert sind, verbringen mehr Zeit mit der Erledigung ihrer regulären Aufgaben, investieren regelmäßig zusätzliche Arbeitsstunden, tragen eine ständige emotionale Belastung mit sich, sind auf informelle Unterstützung durch Kolleg:innen angewiesen und können von verschiedenen Aspekten des beruflichen und gesellschaftlichen Lebens ausgeschlossen werden. Die Beseitigung dieser Hindernisse kann wiederum beträchtliche Chancen eröffnen: die Verbesserung der Arbeitseffizienz, die Stärkung des Teamzusammenhalts sowie die Förderung des allgemeinen Zugehörigkeitsgefühls und Wohlbefindens.
In diesem Jahr befasste sich Sravanthi Nadiminti, Co-Koordinatorin der Arbeitsgruppe “Diversity and Inclusion” des Leibniz-PostDoc-Netzwerks, mit den besonderen sprachlichen Herausforderungen, die internationale Doktorand:innen und Postdocs am Arbeitsplatz betreffen. Ihr Vortrag beleuchtete die persönlichen als auch die institutionellen Auswirkungen der sprachlichen Ausgrenzung und bot praktische Schritte zur Verbesserung an. Der Vortrag begann mit einer kurzen Theateraufführung, die die Verwirrung und Frustration eines nicht deutschsprachigen Forschers angesichts der dichten Verwaltungssprache, unbekannter Verträge und komplexer juristischer Dokumente verdeutlichte. Begriffe wie Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung, Schweigepflichtbindung oder Wissenschaftszeitvertragsgesetz veranschaulichten, wie die Sprache selbst zu einem Hindernis für die Teilhabe am Arbeitsleben werden kann. Umgekehrt verfügen viele Verwaltungsmitarbeiter:innen nicht über fließende Englischkenntnisse, insbesondere in technischen oder administrativen Zusammenhängen, was die Kommunikationslücke weiter vergrößert.
Sravanthi präsentierte die Ergebnisse aktueller Umfragen des Leibniz-Promovierenden-Netzwerks und des Leibniz-PostDoc-Netzwerks, die zeigten, dass bis zur Hälfte der Forscher:innen in diesen Netzwerken mit sprachlichen Barrieren konfrontiert sind. Obwohl viele Institute bereits sprachliche Unterstützung anbieten, deuten die Befunde darauf hin, dass systemische und leichter zugängliche Lösungen erforderlich sind. Dazu gehören etwa die Einführung zweisprachiger Praktiken in der institutionellen Kommunikation, Unterstützungsmaßnahmen für Doktorand:innen und Postdocs im Umgang mit administrativen Verfahren und die Ausweitung des Sprachkursangebots, nicht nur um den Zeitplänen und Bedürfnissen der Forscher:innen gerecht zu werden, sondern auch um das Verwaltungspersonal beim Erlernen der englischen Sprache zu unterstützen und so eine effizientere Kommunikation in beide Richtungen zu fördern.
In einem Forschungsumfeld, in dem die internationale Mobilität nicht nur gefördert wird, sondern für den Fortschritt unerlässlich ist, muss der Abbau von Sprachbarrieren zu einer gemeinsamen institutionellen Priorität werden, um eine gleichberechtigte Teilhabe zu gewährleisten und eine integrative akademische Kultur zu pflegen.
Nicht alle Behinderungen sind sichtbar: Unterstützung neurodivergenter Kolleg:innen
So wie die Sprache darüber entscheiden kann, wer vollständig am akademischen Leben teilhaben kann, so können auch kognitive und wahrnehmungsbezogene Unterschiede eine Rolle spielen. Inklusion erfordert ein Bewusstsein für die vielen Arten, in denen Menschen ihre Umgebung erleben und mit ihr interagieren. Von der Kommunikation bis zur Kognition ist das Erkennen und Anpassen an diese Unterschiede eine wesentliche Voraussetzung für den Aufbau inklusiver Forschungsräume.
Neurodiversität bezieht sich auf die natürlichen Unterschiede in der Art und Weise, wie Menschen die Welt um sich herum wahrnehmen, verarbeiten und auf sie reagieren. Zunehmend wird dieses Konzept nicht nur als Unterschied, sondern auch als eine Quelle einzigartiger Stärken anerkannt, obwohl neurodiverse bzw. neurodivergende Menschen in konventionellen Arbeitsumgebungen oft vor zusätzlichen Herausforderungen stehen.
In ihrem Vortrag mit dem Titel “Not All Disabilities Are Visible: Taking Care of Neurodivergent Colleagues” führte Alice Ritter, Postdoktorandin am Leibniz-Institut für Gewässerökologie und Binnenfischerei (IGB) in Berlin, die Zuhörer:innen in die Prinzipien der Neurodiversität ein und erläuterte, wie Forschungseinrichtungen alle Köpfe am Arbeitsplatz besser unterstützen können. Sie erläuterte, dass neuronale und verhaltensbezogene Unterschiede auf einem breiten Spektrum existieren, wobei neurotypische Personen eher dem statistischen Durchschnitt entsprechen und neurodivergente Personen seltenere Merkmale aufweisen. Neurodivergente Mitarbeiter:innen können daher mit Hindernissen konfrontiert sein, die ihre neurotypischen Kolleg:innen nicht haben, angefangen von einer langsameren Verarbeitungsgeschwindigkeit und Schwierigkeiten mit dem nonverbalen Arbeitsgedächtnis bis hin zu Zeitblindheit und Schwierigkeiten beim Beginn oder dem Wechsel von Aufgaben. Alice bot praktische Strategien zur Unterstützung neurodiverser Menschen an: das Aufschreiben von Schlüsselinformationen, die Verwendung visueller Hilfsmittel zur Verdeutlichung von Zielen und die Bereitstellung von Hilfsmitteln für das Zeit- und Aufgabenmanagement. Vor allem aber betonte sie, wie wichtig es ist, nach der Art der Unterstützung zu fragen, die eine Kollegin oder ein Kollege benötigt, und nicht davon auszugehen, dass man die Bedürfnisse kennt. Flexibilität und Einfühlungsvermögen in der Kommunikation sind der Schlüssel zum Verständnis und zur Anpassung an unterschiedliche Arbeitsstile.
Während in der Vergangenheit Neurodivergenz durch ihre Herausforderungen definiert wurde, setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass Neurodivergenz wertvolle Perspektiven bieten kann. Durch die Förderung inklusiver Praktiken und Umgebungen können wir nicht nur Barrieren abbauen, sondern auch alle Kolleg:innen befähigen, sich zu entfalten und die intellektuellen und kreativen Kapazitäten unserer Institutionen zu erweitern.
Zwei weitere Vorträge von Lisa Mauritz (Vielfalt bewusst leben) und Olivia Kossobuck (TU Berlin) befassten sich mit unbewusster Voreingenommenheit (unconscious bias) bei Einstellungsverfahren und unterstrichen damit den strukturellen Charakter von Benachteiligung und die Notwendigkeit einer bewussten Reflexion bei Personalentscheidungen. Obwohl die Vorträge in deutscher Sprache gehalten wurden, waren die praktischen Tipps und Schulungsunterlagen auch in englischer Sprache verfügbar und boten so eine wertvolle Gelegenheit zur Selbstbildung und zur Verbesserung von Institutionen.
Diese Veranstaltung am Deutschen Diversity-Tag erinnerte eindringlich daran, dass Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion keine statischen Ziele sind, sondern ständige Verpflichtungen, die Bewusstsein, Handeln und Zusammenarbeit erfordern. Von der Beseitigung von Sprachbarrieren bis hin zum Verständnis von Neurodiversität bzw. Neurodivergenz zeigten die Vorträge, wie Inklusion in das tägliche Gefüge der institutionellen Kultur eingewoben werden muss, nicht nur durch Richtlinien, sondern durch Empathie, Kommunikation und gemeinsame Verantwortung. Ein inklusives Forschungsumfeld zu schaffen bedeutet, die unterschiedlichen Erfahrungen aller Kolleg:innen anzuerkennen und aktiv daran zu arbeiten, sichtbare und unsichtbare Barrieren zu beseitigen, die ihnen im Wege stehen. Auf diese Weise unterstützen wir nicht nur Einzelpersonen, sondern stärken die gesamte wissenschaftliche Gemeinschaft.
